Purpose

本政策的目的是根据弗吉尼亚联邦人力资源管理政策部门的要求，建立大学的远程办公指导方针.61, Teleworking. 该政策允许管理层指定员工在其工作周的全部或部分时间在其他工作地点工作，作为实现行政效率的一种手段, 减少交通堵塞和运输成本, 支持业务计划的连续性, 满足关键技能人才需求, 并通过提高工作与生活的平衡来维持雇佣和留住高素质的劳动力.

Authority

弗吉尼亚法典第23条.1-1301, as amended，授予访问委员会为该机构制定规章制度的权力. Section 7.01(a)(6) of the 访客委员会章程 授权校长执行董事会与大学运作有关的政策及程序.

弗吉尼亚法典第2节.2-2817.1, as amended, State agencies to establish alternative work schedules; reporting requirement.

弗吉尼亚人力资源管理政策部.61 - Teleworking

Definitions

备选工作地点 -批准的工作场所，但雇员的中心工作场所除外，从事国家公务. 这些地点包括, 但不一定是有限的, 到员工的家和卫星办公室.

Central Workplace -雇主的工作地点，雇员通常在此工作.

运营连续性(COOP)计划 -为在紧急情况下保证基本业务职能的持续运行而制定的一套文件化程序.

Full-Time Teleworker - An employee who, 根据与大学的正式预先批准的协议, 从协议中记录的备用工作地点远程工作他们的整个工作时间表.

Hybrid Teleworker - An employee who, 根据与大学的正式预先批准的协议, 每月远程工作32小时或以上, 通常一周一到两天, 从协议中记录的备用工作地点，在一致和定期的基础上.

Manager -负责监督和指导工作单位运作的员工，包括监督员工工作，批准工作时间表和休假.

Limited Teleworker - An employee who, 根据与大学的正式预先批准的协议, 每月远程工作时间不超过32小时, sporadic, 或任务驱动的基础，以响应特定的机构需求. Needs could include, but are not limited to, special projects, 业务的连续性, emergency closings, 以及危机管理情况.

Telework -管理层指示或允许雇员间歇性地或持续地离开他们的中心工作地点执行日常工作职责的工作安排, 根据事先批准的书面协议.

Telework Agreement -雇主与雇员之间的书面协议，详细说明雇员在中心工作地点以外工作的条款和条件.

Scope

这一政策适用于工资和分类雇员以及行政和专业教师. 这项政策的范围可以扩大，以支持行动计划的连续性.

Policy Statement

大学提倡远程工作，作为实现行政效率的一种手段.g., 减少办公和停车空间), 减少交通堵塞和运输成本, 支持业务计划的连续性, 并通过改善工作与生活的平衡，持续招聘和留住高素质的劳动力.

管理层负责管理大学的事务和运作. Therefore, management, 在与人力资源部协商后, has the discretion to:

• 指定全职、混合或有限远程办公的职位;
• designate and approve employees for telework; and
• 拒绝远程办公的批准.

Procedures

Position Eligibility

在决定哪些职位适合指定或批准远程办公时, management, 在与人力资源部协商后, 会分析职位的职责和工作是如何完成的吗. 一般来说，以下类型的职位可能适合远程办公:

• 需要独立工作;
• 很少需要面对面的互动;
• require concentration;
• result in specific, measurable work products; and
• 可以通过输出进行监控吗.

人力资源部提供建议, 与主管协商, 确定他们的职位是否适合远程办公. 这样，不适合远程办公的职位就会在职位描述上被识别出来. 例如，直接服务和特定地点的职位通常不符合条件.

Employee Eligibility

在决定哪些员工被指定或批准远程办公时, managers, 在与人力资源部协商后, 除了确保员工的职位适合远程办公外，是否会审查员工的工作质量. 经理有权批准、不批准或取消远程办公. 一般来说，远程办公成功的员工:

• 能够独立高效地工作;
• 具有上进心和灵活性;
• 对工作了解;
• 可靠，值得信赖;
• 有高于平均水平的业绩记录;
• are organized; and
• 良好的沟通能力.

Telework Agreements

远程工作协议必须在员工可以从另一个工作地点工作之前完成. 该协议还必须由该单位的预算单位主任和相应的副总裁批准，并提交给人力资源部批准, 保存记录并向联邦人力资源管理部汇报. 协议的变更必须向人力资源部报告.

Managers, 在与人力资源部协商后, 是否可以自行决定终止远程办公协议，是否应该提前通知员工, when possible. 不遵守政策, 规则和程序可能导致远程办公任务的终止和/或纪律处分.

营运连续性计划(COOP)

在需要启动大学合作办学计划的情况下, 主管应为预计在紧急情况期间进行远程工作的员工完成远程工作备忘录(例如.g.极端天气事件、流行病、恐怖主义行为等.)，但尚未达成协议.

General Provisions

1. 远程工作是由完成远程工作协议开始的. 远程办公协议由员工签名执行, supervisor, budget unit director, vice president, 以及人力资源部.

2. 员工的薪酬和福利不会因为远程办公而改变.

3. 远程工作任务不会改变雇佣条件或要求遵守州和大学的政策, 包括员工预计工作的总时数. 员工必须在规定的工作时间内全力履行工作职责. 管理者负责监督和评估远程办公员工的工作成果.

4. 非豁免雇员应得到具体的工作成果，以完成和指导如何核实工作时间(e.g., 当他们开始工作和完成工作时，给主管发一封电子邮件, 从而在该工作周期的开始和结束时间上设置“时间戳”).

5. 在计划外或临时情况下远程办公，如学校停课、家人生病等., may be approved. 在这种情况下，主管可以酌情决定员工是否可以在远程办公地点完成至少部分工作，以及何时应该使用休假. 除非远程办公协议已经存档了, 必须在计划外远程办公事件的一个工作日内发起. 远程办公不打算作为儿童或成人护理的永久替代品.

6. 员工必须得到其主管的批准，才能临时和/或永久地将其远程办公地点转移到远程办公协议中批准的地点以外的其他地点. 不遵守此规定可能导致远程办公协议的终止和/或适当的纪律处分. 临时变更应以书面形式进行，并作为远程办公协议的附录进行处理.

7. 在中断的情况下(e.g., cable, power, etc.)，员工应到中心工作地点报到(例如.g.、主校区、三城等.) or use their leave.

8. Employees are required, 按经理的要求, 如有需要，到中心工作地点报告与工作有关的会议或其他活动.

9. 员工必须将他们的大学电话转到一个可靠的工作联系号码(例如.g., Teams Calling, etc.)，这将允许其他大学员工，客户等., 在计划的工作时间内随时访问他们，并对内部和外部客户做出响应.

10. 在极少数情况下，管理校内员工的员工被认为适合全职远程办公, 批准远程办公协议的主管应提交一份附录，提供此安排的理由. 理由应该包括如何远程完成监督职责的描述.

11. 学校可能会对员工在其替代工作地点的既定工作时间内发生的工伤或疾病负责.

12. 院系可提供员工在校外有效履行职责所需的学校自有设备和材料. 当部门无法提供这些资源时, 员工应提供自己的设备，以执行工作职责. 学校不承担费用, repair, 或为员工的个人设备提供服务, 除非另有规定. 使用个人设备的远程工作者必须遵守 信息技术标准02.6.远程访问和虚拟专用网标准，以及《bet8体育娱乐入口》中规定的安全条款.

    任何借用大学设备的员工同意按照大学的指导方针保护这些设备. 学校拥有的设备不能用于任何个人活动.

13. 大学不负责运营费用, home maintenance, 或者员工使用自己的家作为远程办公的替代工作地点所产生的其他费用. 在适当和合理的情况下, 员工可以根据远程办公支出的政策和程序报销与远程办公相关的业务相关费用 财务部(DOA) CAPP手册(见第17页).

14. 员工必须保护远程办公时使用或访问的州立和大学信息，并遵守所有相关的信息技术政策和标准, 包括所需的培训和记录管理政策和标准.

15. 把自己的家作为远程办公的替代工作地点的员工必须确保遵守当地的分区规定.

16. 远程工作者和远程工作者的主管应该审查资源和培训 弗吉尼亚州联邦人力资源部(DHRM)远程办公-代理资源.

Retention

远程办公协议必须在员工的人事档案中存档, 分别后保留五年, 然后按照销毁 联邦记录保留和处置时间表(总表103，系列012172).

Responsible Officer

人力资源人员配置和运营经理

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