应付账款
应付帐款部负责确保大学的所有付款都按照各种政策和程序进行处理, 包括国税局的要求, 国家编码要求, 及时付款. 作为一个国家机构, bet8体育娱乐入口必须在规定的付款截止日期之前支付所有完整交付的商品和服务.
合同条款规定了所需的付款截止日期. 如果不存在合同, bet8体育娱乐入口必须在收到适当的发票或收到货物/服务后30天内支付发票, 以较晚的日期为准.
大学旅游
bet8体育娱乐入口被要求传达国家旅行政策, 向所有因公出差的员工提供规章和程序. 此外，公务事务司必须确保所有旅费符合国家旅行条例.
独立承包人 & 员工分类
在您雇用个人使用任何类型的付款文件来执行服务之前, 你必须首先确定这个人是作为独立承包人还是作为雇员获得报酬.
处理提前支付
预付款项可以在货物交付或收到服务之前处理，以预付购买货物或服务的费用. 预付款项最多可提前90天支付.
零用现金 & 小企业费用报销
如果一个部门授权员工为部门业务需要经常进行小额采购, 部门可能希望申请部门零用现金基金.
直接存入发还款项
所有旅行/零用现金/小额业务费用报销必须以电子方式存入员工的支票或储蓄账户. 账户信息的更新可通过Banner自助服务进行.
部门发票资料
应付账款在确定发票付款的截止日期时，必须遵循弗吉尼亚法典中的及时付款法规.
应付账款手工支票
我们在财政办公室出具地方和联邦支票. 大学的程序需要至少3个工作日，以确保充分的验证, 生产和审核手工检查.
W-9请求
大学需要有弗吉尼亚联邦(COV)替代表格W-9(纳税人身份证明请求), W-8BEN或W-8BEN- e(国际个人/实体)或可接受的替代表格，供每个从大学收到付款的供应商存档.
应付账款
- 独立个人服务证明表格
- 行业实践(IP)清单
- 年终文件接收报告-可在采购服务中找到 eReceiving程序 页面
- 零用现金表格(PC-1) (词) (PDF)
- PC2 -联邦部门零用现金基金报销申请摘要 词 和 PDF.
- PC3 -本地部门零用现金基金报销申请摘要-两种版本均可 词 和 PDF.
- PC2A/PC3A - PC2及PC3表格的续页-两种版本均有 词 和 PDF
- PC4 -部门零用现金对帐表-两种版本均有 词 和 PDF
- 二十因子检验
- 工人分类审查问卷(以前称为独立承包商问卷)
旅行
旅行处理的变化 -所有旅行和小型商业费用报销必须使用Chrome River. 所有非雇员必须在Chrome River注册才能获得报销. 审查 注册Chrome为非雇员.
- Chrome River非雇员登记表格 - (2019年1月更新)
- 旅行者的清单 - (牧师. 2018年8月)
- 综合旅行表格(Excel) - (牧师. 2016年12月20日)
- 商务旅游卡申请 (牧师. 2022年11月)
- 公司旅行卡-员工协议 - (牧师. 2020年3月)
- 员工旅行预支 - (牧师. 2015年4月1日)
- 学生旅游预支 - (牧师. 2015年4月1日)
- 商务相关餐费表(词) - (牧师. 2006年8月)
- Chrome River用户指南 - (2019年1月)
供应商的形式
国际收支
- 外国国籍信息表 - (2019年7月)
- 外国访客付款申请表 - (2019年7月)
- 关于在美国以外地区提供服务地点的声明.S.A. - (2019年7月)